Les assemblées générales (AG) s’imposent de temps en temps dans la vie d’une structure (société ou association). Elles sont utiles à plusieurs fins et peuvent prendre diverses formes. Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire, extraordinaire ou mixte, le recours au vote est parfois nécessaire. Cela permet d’évaluer la situation financière de la structure, d’élire de nouveaux responsables, de prendre des décisions importantes, de procéder à des modifications… Le vote est un outil de gestion démocratique dont la structure incombe aux premiers responsables de la société ou de l’association. Si vous êtes concerné, cet article devrait vous aider à faciliter les votes au sein de votre groupe.
Préparez les votes pour l’assemblée générale
De façon générale, une assemblée générale s’organise sous la houlette du président, du vice-président, d’un membre du conseil d’administration ou du secrétaire. Le règlement intérieur de votre structure devrait indiquer précisément qui doit s’en charger. Si vous avez la responsabilité d’organiser les votes lors d’une future AG, il vous faudra débuter votre mission par une phase de préparation.
Cela consiste notamment en la convocation des participants au scrutin. Il ne vous revient pas de choisir les personnes que vous voulez. Les statuts déterminent généralement les personnes susceptibles de participer aux votes. En revanche, s’il n’existe aucune mention à ce propos dans le règlement intérieur, vous êtes alors appelé à convoquer tous les membres de la structure.
Soulignons qu’en raison de l’objet du scrutin, certaines personnes peuvent être amenées à participer à l’assemblée générale sans avoir le droit de voter. Il peut s’agir du gestionnaire des finances ou de l’expert-comptable, par exemple, dont le rôle sera d’apporter la lumière sur des sujets donnés. Pour information, la convocation est à envoyer à chaque participant 8 à 15 jours avant le jour J. Cela doit comporter certaines informations telles que :
- le nom de la structure,
- l’identité de l’auteur de la convocation,
- l’identité de l’ensemble des personnes convoquées,
- les sujets à l’ordre du jour et, éventuellement, les documents y afférents nécessaires,
- les sujets de vote,
- la date et l’heure de l’assemblée générale,
- le lieu de la réunion physique ou l’adresse web de la réunion virtuelle.
Faisons remarquer que les outils technologiques vous offrent des facilités pour la structure de votes lors d’assemblées générales. Vous pouvez élaborer des convocations via un logiciel spécifique en quelques clics. De plus, la préparation consiste aussi à rechercher les outils à utiliser pour le déroulement normal du scrutin. De ce point de vue, les solutions modernes sont à privilégier.
Assemblée générale : optez pour des votes par boîtier
La technologie est votre meilleure alliée si vous ambitionnez d’organiser plus facilement des votes au sein de votre structure. Il existe de nos jours des boîtiers conçus à cette fin. Permettant le vote électronique, ces dispositifs sont proposés par des structures qui offrent un accompagnement complet aux sociétés et associations. Tel que vous pouvez le constater avec Mediavote, les meilleurs boîtiers s’adaptent aux statuts ou règlements intérieurs des structures. Il peut être question de boîtiers nominatifs ou de boîtiers anonymes.
Ils sont à déployer le jour de l’assemblée générale. En marge de l’usage de ce matériel, il sera nécessaire de recourir à la signature sur tablette électronique. Grâce à la plateforme de la structure que vous aurez sollicitée, les informations relatives à votre assemblée générale et au vote seront centralisées. La liste des participants peut se mettre à jour continuellement. Vous pouvez également connaître les participants attendus et ceux présents. Il en va de même pour le quorum en temps réel.
Dans la plupart des cas, les boîtiers de vote électronique sont tels qu’ils fournissent des résultats instantanément, des procès-verbaux automatisés… Lorsque le vote est nominatif, un tel appareil livre des détails à ce propos. Avec un boîtier, le votant a la possibilité de modifier son choix à tout moment tant que le vote n’est pas bouclé par le président de l’assemblée générale. Globalement, ce dispositif fonctionne avec des ondes radio et dispose, entre autres, de boutons vert (pour), rouge (contre) et orange ou blanc (abstention). Cela jouit d’une certaine souplesse à l’usage et peut s’utiliser pour effectuer toutes sortes de votes en assemblée générale.
Assemblée générale : organisez des votes en ligne
De nos jours, les réunions s’effectuent à distance. Et donc, les votes dans une structure peuvent se dérouler sans que les participants soient regroupés dans un même endroit. Les solutions allant dans ce sens sont nombreuses. D’emblée, rassurez-vous quant à la conformité du vote à distance. Une ordonnance de décembre 2020 accordait aux structures le droit d’organiser leurs assemblées générales à distance si leurs statuts ne l’interdisent pas. Cette mesure, prise en raison de la crise sanitaire due à la Covid-19, a fini par faire naître une loi de janvier 2022 en faveur de la tenue d’AG en ligne.
Alors, pour faciliter les votes à tous les participants, organisez-les en ligne en vous appuyant sur des outils fonctionnels et sécurisés. L’idéal serait de vous orienter vers une plateforme reconnue pour servir à cela. Il en existe de plus en plus. Veillez à choisir une plateforme qui a passé avec succès bien des tests de sécurité. Assurez-vous notamment que la communication s’effectue sur le site via un protocole hautement sécurisé tel que le SSL. De même, vérifiez si l’interface est optimale, avec un délai d’affichage très limité.
Donnez surtout priorité aux plateformes qui hébergent les données sur le territoire français. Vous aurez en effet des garanties en ce qui concerne la protection des informations confidentielles. L’intérêt du vote en ligne est que la contrainte du déplacement vers une salle de réunion est écartée. Les participants peuvent tous voter où qu’ils se trouvent. Grâce aux fonctionnalités offertes par une plateforme spécialiste, vous pouvez automatiser certaines tâches pour la structure de votes en AG.
Dans la majorité des cas, les structures offrant des solutions de vote en ligne proposent diverses prestations. Le but est de faciliter la tâche aux responsables chargés d’organiser les assemblées générales et les votes dans leurs structures. Vous avez la possibilité de profiter du pilotage technique de votre AG, d’une assistance en ligne dans le cadre des votes…
Offrez aux participants la possibilité de voter par correspondance lors de l’assemblée générale
Le vote par correspondance s’avère intéressant dans certaines circonstances. Le recours à ce mode de scrutin offre la possibilité aux participants qui ne pourront pas se déplacer vers le lieu de l’AG de voter. Les règles qui s’appliquent dans ce cas varient en fonction la structure dont il s’agit. Dans une Société anonyme, par exemple, l’actionnaire doit envoyer son bulletin de vote trois jours au minimum avant l’assemblée générale.
Le vote par correspondance se distingue des deux procédés ci-dessus présentés puisque cela va dans le sens de l’anticipation. En effet, le vote d’un membre par rapport à un sujet est pris en compte lors de l’AG au cours de laquelle il ne serait pas présent. Le vote par correspondance est tout indiqué pour les personnes qui, selon leurs agendas, seraient très loin du lieu de réunion le jour J. Pour l’appliquer, un formulaire, à savoir le bulletin de vote par correspondance, doit être rempli.
Ce document doit comporter des mentions, variables selon le type de structure ou de la forme juridique de la structure (pour ce qui est des sociétés). En tant qu’organisateur, vous devez joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation que vous voudriez envoyer aux participants concernés.
Vous trouverez sur internet, en l’occurrence sur des sites traitant des assemblées générales, des modèles vierges de bulletins de vote par correspondance à télécharger. Si vous ne trouvez pas d’exemplaires gratuits convenant à votre structure, vous serez alors obligé de débourser quelques euros pour en avoir. Précisons pour finir que certaines parties d’un tel document sont à remplir par l’organisateur de l’AG.